Nebaí, y a ti ¿Cómo te da tiempo a hacer de todo?

¿Alguna vez has deseado tener más tiempo? 

El día tiene 24 horas para todos. Los que tienen tiempo para todo y los que nunca terminan todo lo que tenían que hacer. El truco para aprender que tu día merezca la pena, es aprender y practicar la habilidad de gestionar tu tiempo.

Chicos, chicas, esto es como la mentalidad, 24 -7-365 no es cuestión de cantidad de horas sino de lo bien o lo mal que las gestionas.

Yo defino la productividad como la rentabilidad del tiempo, aunque una definición oficial sería la relación entre los resultados que obtienes y el tiempo que inviertes. Ahora dime, ¿te ha pasado eso de haber terminado el día y decir puff no me ha dado tiempo a hacer nada?

Y realmente, no significa que no hayas hecho nada, sino que las cosas que has hecho no te acercaban al objetivo final, son tareas sin importancia.

Si vale, Nebaí, pero danos el truco ya… Vale, vale de aquí os recomiendo un vídeo que se llama “7 Big rocks”, 7 piedras grandes.

Es un buen resumen del libro de los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey.

Os dejo por aquí el enlace de uno de los vídeos, seguramente muchos ya lo hayáis visto

Pero bueno, vamos con un breve, breve resumen. 

Básicamente, lo que nos quiere decir es que pongamos las cosas importantes de tu vida primero y después llenas el resto del tiempo con pequeñas tareas.

Vamos a pasarlo a un caso práctico.

Imaginemos que tenemos 3 piedras importantes, ya no 7, 3. 

Una sería por ejemplo para mi proyecto y mis clientes, otro sería la vida social-vida familiar y otro muy importante la salud y el bienestar. 

En mi día a día ninguno de esos tres bloques puede faltar, si falta uno, me voy con la sensación que comentaba al principio. Pufff, hoy no me ha dado tiempo a hacer nada.

Y ¡Es mentira! 

He hecho un montón de pequeñas cosas, he hecho un montón de pequeñas tareas, que son con las que tenemos que rellenar el resto del tiempo, pero que ninguna me ha acercado al crecimiento de mi proyecto, a mi vida social o a mi bienestar.

¿Suena coherente no? Desde aquí te lanzo una pregunta.

¿Cuáles son tus rocas más importantes? Tus imprescindibles.

No hacen falta que sean 7, ni siquiera que sean 3, ponte las que quieras, teorías hay muchísimas, pero la tuya, la que a ti realmente te funcione, esa será la válida para ti.

¡Ojo! Dato, hay muchas cosas que son pequeñas en cuanto objetivos, pero que nos pueden ocupar prácticamente todo el día, cómo por ejemplo un diseño en Canva.

Y os cuento una anécdota, algunos de los diseños de las carátulas de este podcast, me han costado muchísimas más horas de las que yo tenía planificadas, de hecho tenía una hora planificada para hacer estas cosas y me he tirado por lo menos 4.

¿A qué se debe esto? Pues ni más ni menos que no he tenido en cuenta que tenía que hacer diferentes tipos, con diferentes tamaños… Estas pequeñas cosas que luego en vez de una hora te cuestan cuatro. 

No creáis que porque Nebaí sea muy productiva y tiene tiempo de hacer de todo, no le pasan estas cosas, pues claro que sí, pero estas cosas también están planificadas.

Estas cosas las planifico con ambientes VUCA, pero eso lo dejamos para otro día…

Volviendo a nuestras rocas, ahora que ya habrás pensado cuáles son tus rocas más importantes, cuáles son los aspectos más importantes de tu vida, tenemos que aprender a priorizarlos.

¿Cómo los priorizas?

Lo bien o lo mal que definas tus rocas, y lo bien o lo mal que los planifiques y los priorices es el resultado de tu productividad.

Hazte una pregunta, bueno, hazte un montón de preguntas:

• ¿Qué es lo que quieres conseguir hoy?
• ¿Por qué quieres conseguir eso?
• ¿Hacia dónde te lleva?
• ¿Realmente te lleva hacia el objetivo que quieres conseguir de aquí a tres meses?

Pongamos otro ejemplo práctico, estamos planificando un lanzamiento, que como no tiene cosas que hacer, pues bueno:

• Para qué me voy a poner a pensar en las automatizaciones si no tengo los emails escritos.
• Para qué me voy a poner a escribir los emails si no sé lo que quiero contar ni lo que quiero decir en el hipotético caso de que haya una masterclass de por medio.
• ¿Quiero hacer una masterclass o quiero hacer un directo? O no quiero hacer nada.
• Oh…

Del tema de los lanzamientos también hablaremos otro día, no os preocupeis.

Priorizar y definir los objetivos que quieres conseguir con ese lanzamiento te va a decir que tareas son más importantes o menos importantes para poder poner las rocas de tu lanzamiento.

Para saber que cuando termine el día yo haya hecho por lo menos una o dos tareas, o media si es muy grande, como un diseño web completo, por ejemplo, para irme a la cama y decir “Wow, hoy lo he petao”

Con este episodio, aparte del link del vídeo, te voy a dejar una infografía que hice hace mucho tiempo para mí. Es como la metodología que yo uso para organizar todas mis tareas.

Te recuerdo que no estoy aquí para ofrecer verdades absolutas, simplemente que a mi me funciona y oye, si os funciona a vosotros, ya me podré ir a la cama diciendo “Hoy lo he petado”

Es una metodología simplificada y modificada del método “ Get things done “de David Allen, si puedes coge papel y boli.

Antes de nada, se trabaja por bloques de horas, yo por ejemplo sé que más de dos horas no puedo tener el culo pegado a la silla, por lo tanto, voy a planificarme tareas de dos horas en dos horas.

Otro aspecto importante es saber cómo tienes la energía en cada momento del día. Hay gente que por las mañanas les cuesta mucho más concentrarse y hay gente que por las tardes son puros zombies. 

Eso ya es una cosa de autoconocimiento y autoobservación.

Y por último, otra cosa a tener en cuenta es hay que planificar cada día, los que me conocen lo saben, soy la reina de las fechas. A mí me pones fecha y hora, y no me vengas diciendo:

• “Quiero lanzar”
• “Vale, ¿qué día lanzamos?”
• “No lo sé, vamos a ir haciendo y ya si eso cuando tengamos las cosas hechas lanzamos.
• “No, así no”

Empezamos estableciendo un objetivo, quiero lanzar, por ejemplo, ya que estamos con este.

Hacemos el objetivo S.M.A.R.T

• ¿Qué fecha?
• ¿Qué hora?
• ¿Qué queremos vender?
• ¿Cuánto queremos conseguir?
• ¿Cómo lo queremos hacer?

Todo eso es un objetivo, solamente.

Ha llegado el momento de dividir toooodo en tareas, y aquí es cuando nos viene el agobio.

-“¿Todo esto es lo que hay que hacer?”

Cuanta gente me ha venido.

-“¿Lanzar? No, no, no, no, no. Me entra la ansiedad solo de pensar que tengo que lanzar.

Lo primero que vamos a hacer es capturar, básicamente es poner todas las tareas que tenemos que hacer, absolutamente todas, las grandes, las pequeñas, las absurdas … Todas, en una lista, a esto se le llama vaciar la bandeja de entrada.

Todas las ideas que tengas por un papel, las notas que tengas del Google keep o de cualquier post-it, los WhatsApp de tus clientes o de tus amigos o colaboradores, los emails, las llamadas, los Telegrams, los mensajes en directos del Instagram, las cartas, si es que todavía recibimos alguna carta. Todo, absolutamente to do lo pones en una misma lista.

La idea con esto es que no tengas tareas en la mente. ¿De acuerdo?

Nuestra mente no está de bloc de notas, nuestra cabeza está para crear cosas, y cuantas más cosas yo voy guardando en la cabeza de tareas que tengo que hacer, menos capacidad tengo para crear. 

Si yo escribo todo en un papel, mi mente automáticamente se relaja y tiene espacio para crear.

Se relaja porque sabe que todas esas cosas están apuntadas, por lo tanto, las puedo olvidar entre comillas.

Ahora que tenemos todas las tareas en una misma lista nos toca clasificar estas tareas.

Aquí es donde entra en juego la prioridad, lo que habíamos dicho antes.

La podemos dividir en dos partes:

• Tareas que voy a hacer esta semana o que voy a hacer hoy
• Tareas que no voy a hacer esta semana o tareas que no voy a hacer hoy

¡Ojo! Tienes que saber más o menos cuanto tiempo te va a llevar cada tarea. Si ves que una se complica directamente, agéndala para otro momento. Para un bloque de mayor tiempo. Si no corres el riesgo de quedarte todo el día con esa tarea y no hacer el resto de tareas sean importantes o no.

Como ves, las planificaciones suelen ser bastante flexibles.

Para las tareas que tienen que estar hoy o esta semana hechas, las podemos organizar de tres maneras diferentes:

1. Delegar, y de esto hablaremos en otro episodio. 

2. Las programamos, que ahora hablaremos de este punto.

3. La regla de los dos minutos. Esta regla lo que nos viene a decir es que si me va a costar más apuntar, clasificar y completar la tarea que hacerla directamente, la hago ya. No voy a perder el tiempo en apuntarla.

Pero ¡ojo!, dos minutos exactos, 120 segundos. Como tardes un poquito más para, y métela en el saco de la lista de tareas. Si no corres el riesgo de des-priorizar las tareas importantes y perder el tiempo con esta que iba a durar solamente dos minutos.

Y pasamos ya a la última parte, completar las tareas. Ponerles, fecha y hora. De esto ya hemos hablado, ahora, ¿Cómo les pongo la fecha y la hora? ¿Cómo sé qué fecha y qué hora es la buena para hacer estas tareas?

Aparte de la energía que ya lo hemos hablado antes, puedes dividirlas en contexto o en tiempo.

• El contexto es básicamente si lo puedes hacer en cualquier momento, en cualquiera de los bloques de cualquier día o si requieres de un equipo específico o de una reunión de equipo.

• El tiempo es si se acaba en un bloque de tiempo o esa tarea es tan grande que ocupa más de un bloque de tu tiempo.

Y hasta aquí, por hoy, creo que es suficiente.

Entiendo que esto puede ser una auténtica locura la primera vez que  lo lees, pero te invito a que vuelvas a leer este artículo con la infografía delante, verás que se hace muchísimo más sencillo.

Y ahora que ya más o menos sabes cuanta energía tienes en cada hora del día y como priorizar tus grandes rocas ¿Qué crees que puedes mejorar esta semana?

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